Minkä perusteella kirjanpitoa tehdään?

Vaikka kirjanpitäjäksi päätyy ihmisiä, jotka ihan luonnostaan tykkäävät pyöritellä numeroita ja loihtia lukuja raportteihin, on tekemisen taustalla muutakin. Pohjimmiltaan kirjanpitoa tehdään koska laki niin vaatii. Kirjanpitolaki ja -asetus antavat hyvinkin tarkat raamit siihen, miten ne numerot pyöräytetään, jotta erinäisistä lippulappusista ja rytätyistä kuiteista muotoutuu kirjanpito.

Kirjanpitovelvollinen on lain mukaan jokainen, joka harjoittaa liike- tai ammattitoimintaa. Arkikielellä sanottuna liiketoiminta on kyseessä silloin, kun toiminta vaatii omat tilat. Ammattitoiminta on kyseessä silloin, kun tarjotaan oman pään sisällä olevaa ammattitaitoa.

Kirjanpidolla pidetään kirjaa yrityksen varoista ja veloista. Kirjanpitoa voi tehdä yksinkertaisimmillaan ruutuvihon kulmaan pitämällä kirjaa rahan liikkeistä. Tilitoimistoissa tehdään yleensä kahdenkertaista kirjanpitoa, jossa selvitetään jokaisen tapahtuman kohdalla, mistä raha on tullut ja mihin se on käytetty.

Kirjanpidon tekemiseen tarvitaan tositteita, jotka ovat koko kirjanpidon perusta. Kaikki dokumentit, jotka liittyvät yritystoimintaan, luetaan käytännössä tositteiksi. Tässä tavanomaisimpia tositelajeja:

  • osto- ja myyntilaskut,
  • tiliotteet,
  • vuokrasopimukset,
  • takuuvuokrakuitit,
  • kauppakirjat,
  • vakuutussopimukset,
  • verotuspäätökset,
  • velkakirjat lainoista,
  • matkalaskut,
  • ajopäiväkirjat

 

Mikä se tosite oikein on?

Toinen puhuu kuiteista ja toinen tositteista. Hankalaa? Ehkä ei sittenkään. Tosite kertoo kirjanpitäjällesi, millaisia tapahtumia liiketoiminnassa on ollut ja sen perusteella kirjanpitäjäsi kirjaa tositteet kirjanpitoosi.

Tosite määritellään kirjanpitolaissa. Paperilappu, jossa on epämääräinen merkintä ja puumerkki, ei ole tosite, ja se ei sellaisenaan kelpaa kirjanpitoon, ellei kyseessä ole selvitys kadonneesta kuitista. Tämä ei johdu kirjanpitäjän huumorintajuttomuudesta eikä hankaluudesta, vaan siitä, mitä vaatimuksia laki antaa tositteelle.

Tositteen sisällön on oltava niin yksiselitteinen, että sen perusteella voidaan laatia kirjanpito. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että tositteella pitää olla selitettävissä oleva yhteys yritystoimintaan. 

 

Yleisin tosite on kauppakuitti.  

Ostoksia kortilla tehdessäsi saat usein kaksi kuittia. Toinen kuitti kertoo mitä ostit ja toinen kertoo millä maksoit. Näistä ensimmäinen on se tosite, joka täytyy toimittaa kirjanpitäjälle. Sen sisällöstä löytyy ne tiedot, jotka kirjanpitäjäsi haluaa tietää. Toista kuittia kutsutaan maksupäätetositteeksi, tämänkin voit toimittaa kirjanpitoon mutta tärkein tieto löytyy siitä toisesta kuitista. 

Laki määrää, että tositteesta on löydyttävä laskun antamispäivä, juokseva tunniste, myyjän y-tunnus, myyjän nimi, tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne. Lisäksi tältä tositteelta löytyy veron peruste. 

Tositteella täytyy olla selkeästi nähtävissä, onko ostoksesta maksettu alvia 10, 14 vai 24% ja mikä on veron euromääräinen osuus. Laki määrää vielä monta muutakin pientä nippelitietoa, mutta tässä tärkeimmät minimivaatimukset.

Yksityishenkilöiltä ostettaessa arvonlisäveron osuutta ei kuitista löydy, ja usein kuitilla on vain välttämättömät tiedot, kuten myyjän nimi ja tuotteen tiedot sekä hinta. Laki ei kuitenkaan velvoita yksityishenkilöitä kirjoittamaan kuittia. Vain yrityksillä on kuitinantovelvollisuus. Yksityishenkilöltä ostetuista tuotteista ei voi vähentää arvonlisäveroa.

Kun toimitat kuittia kirjanpitoon niin tarkasta vielä että kuitista oikeasti selviää mitä on ostettu. Oliko siinä ostettu tarvikkeita, auto, vaiko ihan vaan maksettu vuokra toimitilasta? Jos kuitista ei käy ilmi mitä on ostettu, koska tuotteen nimen paikalla on salakoodia, kirjanpitäjäsi todennäköisesti ensimmäisenä avaa Googlen ja kokeilee onneaan sillä. Jos sekään ei osaa tulkata, se laittaa taas sellaisen rasittavan viestin tai sähköpostin että mikähän ihme onkaan Canton GLE 496.2  ja mihin autonkorjaaja sitä tarvitsee?

Kannattaa siis mieluummin itse tehdä valmiiksi se tositteen tarkastus ja lisätä tarvittavat lisätiedot, kuin laittaa epäselvä kuitti menemään kirjanpitoon. 

 

Mihin kysymyksiin ostotositteen tulisi vastata?

  • Mitä on ostettu?
  • Millä on maksettu?
  • Mistä on ostettu?
  • Milloin ostettu?
  • Montako on ostettu?
  • Paljonko se maksoi?
  • Oliko siinä arvonlisäveroa?
  • Jos oli niin paljonko?
  • Mahdolliset hyvitykset?

Jos olet vahingossa mennyt hukkaamaan kuitin, voit kirjoittaa ostosta selvityksen kirjanpitäjällesi. Tällaisesta itse laaditusta tositteesta ei kuitenkaan ole mahdollista vähentää arvonlisäveroa. Kannattaa siis huolehtia että ne kaikki alkuperäiset tositteet pysyy tallessa, jotta saat kaikki mahdolliset vähennykset huomioitua.